你可能很熟悉那些传统 Windows 9x应用都会运行的基本窗口的众多组件所使用的术语。 A c c e s s的窗口表示随着 A c c e s s所执行的每个基本功能的不同而不同。因为本书的第一部分 “A c c e s s基础”几乎是专门处理表的，所以在其例子中将使用表“数据表”视图。图 3 - 2所示为 Access 2000中在操作表时的基本显示，表3 - 1描述的是窗口中与A c c e s s有关的组件。 44 第一部分 Access基础 下载图3-2 Access 2000表的基本显示 表3-1 用于显示表的A c c e s s组件 术 语 描 述 当前记录按钮 用以指示表中被选的单个记录的按钮。当编辑当前记录时，该按钮图 标将显示铅笔形状，而不再是三角箭头。当前按钮也叫做记录指针 当前记录选择 用以将表的记录指针移到第一个、下一个和最后一个记录编号并显示 当前所选记录编号的按钮。如果该表有一个关键字字段，记录编号将反 映出以主关键字排序的记录顺序；如果该表没有主关键字，则记录编号 相应于该记录物理加入该表中时的次序 数据库窗口 控制A c c e s s的操作模式和选择活动文档窗口的当前功能的窗口。从数 据库窗口中显示的数据库组件，可以选择在文档窗口显示的组件（例如 一个特定的表） 数据库窗口工具栏 工具栏使得你能够打开或者设计当前所选的数据库对象、创建一个新 的对象、删除一个对象和控制图标在数据库窗口中如何被显示 字段滚动条 该滚动条使得你能够浏览位于文档窗口边界之外的表字段。记录滚动 条提供了访问位于文档窗口之记录的手段 菜单栏 菜单栏中包含有A c c e s s的主菜单选择。菜单本身的命令和特定的菜单 栏取决于A c c e s s的状态。菜单栏和工具栏统称为命令栏 第3章 Access导航 45 下载 数据库窗口工具栏 上的模式按钮 菜单栏 工具栏 数据库窗口 对象栏 表图标 当前记录 新建记录 状态栏消息 打开子数据表 当前记录选择 状态栏 字段滚动条 记录滚动条 新建对象快捷方式(续) 术 语 描 述 模式按钮 有三个按钮决定着A c c e s s的操作模式。“打开”将A c c e s s置于运行模式。 “新建”或“设计”将A c c e s s置于设计模式，在设计模式下，你可以创建 和编辑表 新建对象快捷方式 一组用于创建新数据库的快捷方式 新建记录 该按钮带有一个星号，用以指示添加到表中的下一个记录。在新建记录 中键入数据，便可以把这个记录追加到表中并创建另一个新的记录 对象栏 一个 O u t l o o k风格的条，其中含有数据库对象的快捷方式的列表 打开子数据表 如果该表具有子数据表，单击在方框内的加号（+）便可以为每个记录打开 子数据表 状态栏 位于应用窗口底部的一个条状物。用于显示提示和指示器，例如 N u m L o c k键的状态 工具栏 该条状物中包含有命令按钮，它们是对常用的菜单命令的复制。工具栏 按钮的实际数目和类型取决于你当前使用的A c c e s s的基本功能 3.2.1 最大化文档窗口 应该对Access 使用的窗口技术有所了解，否则，当打算最小化或者关闭一个最大化文档 （例如一个表）时，便有可能意外地最小化或者关闭 A c c e s s。在单击了一个文档窗口的“最大 化”按钮后，该文档窗口便代替了应用窗口而占据了菜单栏和工具栏以外的整个显示屏 (见图 3 - 3 )。许多显示多个文档的其他 Wi n d o w s应用，例如 Wo r d和E x c e l，都具有类似的把一个文档 扩展到整个窗口的能力。 图3-3 最大化文档窗口中的一个Access表 46 第一部分 Access基础 下载 文档控件菜单框 应用最小化按钮 应用最大化按钮 应用关闭按钮 文档关闭按钮 文档还原按钮 文档最小化按钮 应用控件 菜单框注意 Access一直是一个多文档界面(MDI)应用。MDI应用有一个主(父)窗口，其中包含多个文档 (子)窗口。Access 2000的窗口与 Word 2000和Excel 2000不同，后两者都从其早期版本的MDI迁移 到了单文档界面(SDI)。SDI应用在其主窗口中显示每个文档，主窗口由任务栏中的文档图标表示， 并且不支持子窗口。在默认情况下，Access 2000也会在其任务栏中为每个子窗口显示一个文档 图标来仿真SDI。 如果首次接触的 Microsoft Off i c e组件是O ffice 2000的组件，你可能无法理解 S D I和M D I组件 之间的不同。因此下面两段对 M D I窗口进行了详尽的解释。如果你熟悉 M D I，可以跳过这 两段。 文档控制菜单框和文档“最小化”、“恢复”和“关闭”按钮分别移到了菜单栏的最左边和 最右边。文档的标题被添加到显示屏上方的应用标题栏上。把文档窗口返回其原始尺寸时 (即 当应用窗口首次被激活时的尺寸 )，只需单击文档“恢复”按钮即可 ;另外，也可以单击文档控 制菜单框，然后从文档控制菜单中选择恢复。可以关闭文档窗口，方法是单击文档“关闭”按 钮或者双击文档控制菜单框。但是，如果不小心单击了应用的关闭按钮 (或者双击了位于文档 控制菜单框上方的应用控制菜单框 )，将会把Access 2000关闭。你不会收到任何这样做会终止 A c c e s s的警告，除非你改变了对象的设计并且没有进行保存。 3.2.2 把文档窗口最小化为图标 同时使用几个重叠的窗口时，必须限制每个窗口的尺寸，这样你才能单击其中某个窗口的 表面对之进行选择。这种重叠可能会严重限制该窗口所包含的数据的视图。你可以将 A c c e s s文 档窗口和“数据库”窗口最小化为图标，但是仍将之留在应用窗口中，如图 3 - 4的底部所示。 如果你将一个文档窗口最小化为一个图标，而并没有关闭它，你便可以通过双击快速地将这个 窗口恢复为其原始的尺寸。如果你单击该图标，你还可以使用文档控制菜单来选择该窗口如何 再现出来，如图3 - 4中所示的N o r t h w i n d“数据库”窗口。你还可以还原、最大化或者关闭一个 最小化图标，方法是单击图标中相应的按钮。 图3-4 表、查询、窗体和“数据库”窗口在应用窗口中最小化为图标 第3章 Access导航 47 下载如果你想用最大的窗体来显示你的文档窗口，从你单击该图标时出现的文档控制菜单中选 择最大化，该文档将该图标隐藏在了应用窗口的底部。在这里，从“窗口”菜单中选择你想要 的文档。如果通过拖拉文档窗口的边界来改变其大小（比如说图 3 - 4中所示的窗口)，则可以避 免进行大量的鼠标操作和选择活动文档的两步菜单选择过程。 3.2.3 表数据表视图中的工具栏 出现在A c c e s s工具栏上的按钮和所显示的工具栏的数目，会随着 A c c e s s当前所执行的功能 的变化而改变。当在运行模式下处理表时， Access 2000将显示表数据表和数据表格式工具栏 (参见图3 - 5和图3 - 6 )。下面两节将描述在表运行模式 (“数据表”视图 )下显示的工具栏。单击 “数据库”窗口的表快捷方式，双击表的快捷方式之一（例如 C u s t o m e r s），遵照下面几节给出 的指导性文字。 1 .“表(数据表视图）”工具栏 无论何时在“数据表”视图中打开一个 A c c e s s表，“表（数据表视图）”工具栏都会出现。 图3 - 5所示为“表（数据表视图）”工具栏，表3 - 2描述了出现在该工具栏上的按钮。 注意 工具栏按钮提供了传统选择方法的快捷方式，例如以特定的序列选择菜单命令或者选择命 令或者选项按钮。表3 - 2和表3 - 3中的菜单序列列出的是如何使用“数据库”窗口中的菜单或者命 令按钮来获取与单击一个工具栏按钮同样的效果。 图3-5 Access的“表（数据表视图）”工具栏，当一个表在“数据表” 视图中打开时将显示该工具栏 表3-2 表数据表工具栏上按钮和其他元素的外观和功能 图 标 按 钮 菜 单 序 列 功 能 设计视图① 视图、设计视图 将表显示换到设计模式，在此模式下可以改变表 中每个字段的属性 拼写 工具、拼写 开始拼写检查 格式 将一个控件的格式复制到另一个绘画控件。只用 于设计模式；当选择一个控件时它将被激活 插入 插入、超级链接 打开“插入超级链接”对话框，向表中的“超级 链接”字段添加一个U R L或者U N C地址。 升序排序 记录、排序、升序 基于当前字段对记录进行升序排序 降序排序 记录、排序、降序 基于当前字段对记录进行降序排序 按选择内容筛选 记录、筛选、按选择信息筛选 基于字段中所选的文本对记录进行筛选 48 第一部分 Access基础 设计视图 格式刷 插入超级链接 拚写 升序排序 按选定内容筛选 应用筛选 新记录 数据库窗口 新对象 降序排序 查找 删除记录 office助手 按窗体筛选 下载(续) 图 标 按 钮 菜 单 序 列 功 能 按窗体筛选 记录、筛选、按窗体筛选 允许在表数据表中键入一个条件，从而建立记录 如何被筛选 应用/删除 记录、应用筛选/排序筛选 应用或者删除一个筛选 查找 编辑、查找 显示查找对话框，根据在一个或者多个字段中是 否有特定的字符来定位记录 新建记录 编辑、转到、新建 选择假设追加记录 删除记录 编辑、删除记录 删除活动记录 数据库窗口 窗口1窗口 显示数据库窗口 新建对象 显示一个下拉菜单，可以从中选择你想创建的新 对象的类型：表、窗体、报表、页、查询、宏、 模块或者类模块。在列表中出现的第一个对象类 型是你最近所作的选择 O ff i c e助手 F 1 激活Microsoft Off i c e助手，在后面“O ff i c e助手” 一节中将进行讨论 其他按钮 视图、工具栏，自定义 显示一个下拉菜单，可以从中选择出现在工具栏 上的按钮或删除在工具栏上出现的按钮 ① 只有在单击“设计”视图图标旁边的向下的箭头时或者改变到“设计”模式下时才能见到这个图标。该图标 随对象和模式以及视图下拉菜单中包含的不同对象模式的不同而不同。 注意 在Access 2000和其他Microsoft Office 2000应用中，工具栏按钮以平面图标的形式出现在工 具栏上。当你把鼠标指针移到工具栏按钮之上时，它将具有一个凸起的像按钮一样的外观。这 一规则的例外是“切换”按钮，即，代表某个功能是开状态还是关状态的按钮，例如网格按钮 (参见表3 - 3和图3 - 6 )。当一个切换按钮处于“弹起”状态时，它一直以平面图标的形式出现在工 具栏上直到你将鼠标指针移到它上面为止。该按钮的“弹起”外观指示由该按钮控制的功能是 被关掉的。切换按钮处于“下压”状态时看上去就像是处于工具栏表面之下一样，“下压”外观 指示由该按钮控制的功能被打开了。 2. 数据表格式工具栏 除了“表（数据表视图）”工具栏之外，无论何时在“数据表”视图中查看一个表，你都 可以显示“格式数据表”工具栏。从“视图”菜单中，选择“工具栏”，“格式(数据表)”便可 以添加该工具栏。“格式数据表”工具栏中的按钮提供的是各式各样文本格式命令的快捷方式。 在“数据表”视图中，文本格式命令应用范围是整个表；你不能格式化“数据表”视图中的单 个单元格。图3 - 6所示为“格式数据表”工具栏，表 3 - 3对该工具栏上的每个按钮的行为进行了 总结。 图3-6 “数据表”视图中的“数据表格式”工具栏 第3章 Access导航 49 下载 选定对象 字体 字体大小 粗体 下划线 字体/前景颜色 网格线 斜体 填充/背景颜色 直线/边框颜色 特殊效果表3-3 数据表格式工具栏上的按钮和其他元素的外观和功能 图 标 按 钮 菜 单 序 列 功 能 转到字段 显示出一个下拉列表，可以从它快速转到表中的任 何字段 字体 格式、字体 用于为表中的文本选择字体 字号 格式、字号 用于为表中的文本选择字号 加粗 格式、字体 为表中的文本选择进行加粗处理与否 倾斜 格式、字体 为表中的文本选择是否进行倾斜处理 下划线 格式、字体 是否为表中的文本加上下划线 填充/背景色 格式、单元格 显示一个调色板，可以从中选择表中数据单元格的 背景色 字体/前景色 格式、字体 显示一个调色板，可以从中为表中文本选择颜色 线条/边框颜色 格式、单元格 显示一个调色板，可以从中为在表中指示行和列的 网格选择颜色 网格线 格式，单元格 显示四个按钮，让你选择显示哪个网格线：水平和 垂直、水平、垂直、无 特殊效果 格式、单元格 显示三个按钮，你可以从中选择单元格显示风格：平 面、凸起、凹陷 注意 本章的重点是表和查询数据表以及“表设计”视图上的工具栏。第12章“创建和使用窗体” 将描述窗体和窗体设计视图工具栏。第 1 4章“打印基本报表和邮件标签”将对报表设计和打印 预览工具栏上的元素进行解释。 3.2.4 工具栏自定义 Access 2000 使用的是大小可变的、可以自定义的、浮动的工具栏，这种工具栏已经成为 M i c r o s o f t应用，例如E x c e l和Microsoft Wo r d中使用的标准。在Microsoft Office 2000中，菜单栏 和工具栏已经结合为一个单个的对象，叫做命令栏，并且共享了许多特征。在 Access 2000 (和 其他 O ffice 2000应用)中，菜单栏和工具栏的主要区别是每一个应用至少有一个菜单栏，并且 菜单栏不能被隐藏。在其他所有方面，菜单栏和工具栏是相同的。 通过“视图”菜单“工具栏”命令可以选择当前哪些工具栏是可见的。“工具栏”子菜单 将列出与A c c e s s的当前操作模式有关的那些工具栏。图 3 - 7所示为表“数据表”视图的工具栏 子菜单。位于菜单选择左侧的标记用于指示现在所显示的特定工具栏。至于是显示还是隐藏一 个工具栏，只需在子菜单中单击其名字即可。 注意 在图3-7和本书的其他图中，你可能会注意到我们没有对“Show Me”菜单进行讨论。该菜 单只有在N o r t h w i n d . m d b数据库被打开的情况下才会出现在菜单栏上。 Show Me菜单并非是 Access 2000的组成部分，而是由N o r t h w i n d . m d b显示的。如果你对浏览Northwind.mdb 示例数据 库中的VBA代码的帮助话题感兴趣的话，则不妨打开Show Me菜单。 “工具栏”子菜单上的“自定义”选择用于打开“自定义”对话框 (见图3 - 8 )，通过这个对 50 第一部分 Access基础 下载话框，可以显示那些适合你的显示屏的尽可能多的工具栏或隐藏那些默认情况下 A c c e s s将自动 显示的工具栏。需要显示一个工具栏时，单击“工具栏”选项卡显示“工具栏”页 (如果需要 的话)，然后单击工具栏名字左侧的方框，使这个复选框被标记。要隐藏一个工具栏时，只需 再次单击该框将之清除即可。 图3-7 通过“视图”菜单工具栏选择显示或者隐藏工具栏 提示 如果想要获取使用“自定义”对话框的帮助，单击“自定义”对话框左下方区域中的 “O ff i c e助手”按钮激活“O ff i c e助手”（如果它不处于活动状态）。参见本章后面的使用“O ff i c e 助手”一节。 提示 当一个A c c e s s工具栏处于其停靠位置上时，它将具有固定的宽度，并在其左边缘锚定。如 果你通过向内拖动垂直方向上的任何边框减少 A c c e s s的应用窗口的宽度，则停靠工具栏最右边 的按钮将消失在应用窗口的右边缘之外。在带有停靠工具栏的最大化窗口中操作A c c e s s通常是最 好的，因为当你使用默认的内联水平工具栏时，便可以很方便地访问到所有的工具栏按钮。 你还可以使用“自定义”对话框来改变工具栏的查看选项。通过“选项”选项卡页可以选 择各种工具栏查看选项 (见图3 - 9 )。如果你使用的是 XGA 1 024×768 屏幕分辨率，你可能会标 记大图标复选框从而将工具栏按钮图标的尺寸增大一倍，使得它们更容易辨认和单击。“显示 关于工具栏的屏幕提示”复选框决定着 A c c e s s是否显示屏幕提示(以前叫做工具提示)，即在鼠 标指针上显示工具栏按钮的线索。“在屏幕提示中显示快捷键”复选框决定着 A c c e s s是否将键 盘快捷方式 (如果有快捷方式的话)作为屏幕提示内容的一部分。 “列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框如果被选，则将每个字体的名称显示为 字体列表中字体的一个示例。如果你标记了该复选框，字体列表将使用标准字体并且显示 的更快。“菜单中首先显示最近使用过的命令”复选框如果是被标记的，将只显示你最常使用 的菜单选择，M i c r o s o f t称之为智能菜单。“鼠标指针短暂停留后显示完整菜单”复选框控制着 第3章 Access导航 51 图3-8 在“自定义”对话框中选择 想要显示的工具栏 图3-9 在“自定义”对话框“选项”页中选择 工具栏和菜单的各种选项 下载在你将鼠标指针放在菜单上面时是否显示完整的 A c c e s s菜单。“重设惯用数据”按钮将重新设 置菜单和菜单用法以及工具栏设置。 最后在“菜单的打开方式”下拉列表中，你可以选择 A c c e s s如何在屏幕上显示菜单。你可 以选择“无” (当绘制菜单时不使用任何特殊效果 )，“任意” (在你每次打开一个菜单时， A c c e s s将任意地选择一种显示效果 )，“展开”(将菜单展开，呈扇形)，或者“滑动”(菜单像滚 筒那样被打开)作为显示A c c e s s菜单的技术。 除了显示多个工具栏之外，还可以重新改造或者重新配置工具栏以满足自己的口味。单击 工具栏的空白区并保持鼠标的左按钮不释放，可以把工具栏拖放到一个新的位置。工具栏变为 一个弹出的浮动式按钮，就像你往窗体和报表添加控件对象所使用的工具箱一样。弹出工具栏 总是出现在你的应用中打开的任何其他窗口之上。 图3 - 1 0所示为三个浮动命令条：“表（数据 表视图）”工具栏，“格式（数据表）”工具栏和 菜单栏 ( 这些工具栏在前面章节中已经进行过讨 论，A c c e s s在数据表视图模式中显示这些工具栏。 把菜单栏（A c c e s s的主菜单栏）从A c c e s s应用窗 口上方移开是为了说明它是一个命令栏 )。具有 固定位置的命令栏称之为停靠命令栏，而位于其 弹出窗口的命令栏一般称之为浮动命令栏。浮动 命令栏将其他按钮作为了其标题栏的一部分。在 你将命令栏改变为浮动命令栏 (或者停靠它 )后， A c c e s s将一直在此位置上显示命令栏，直到你重新摆放它为止。 提示 还可以把命令栏 (菜单栏和工具栏)停靠在A c c e s s应用窗口的底部或者应用窗口的左边或 者右边。 3.2.5 右击快捷方式菜单 Access 2000和其他 M i c r o s o f t应用所共享的另一个功能，同时也是与 Windows 9.x和 Windows NT 4.0进行共享的一个功能，是当你右击一个 A c c e s s数据库对象时，将出现一个快 捷方式菜单。快捷方式菜单 (也叫做弹出菜单或者上下文菜单 ) 提供的是与你单击的对象类型 密切相关的一些选择。图 3 - 11所示为当单击字段名称头部而选取表中某个字段时出现的快捷 方式菜单。 图3-11 某表所选列的快捷方式菜单 52 第一部分 Access基础 下载 图3-10 Access的“表（数据表视图）”工具栏、 “格式(数据表)”工具栏和主菜单栏被拖离了 其默认的位置—应用窗口的上方提示 快捷方式菜单是相当有用的，它提供了许多常见任务的快捷方式。如果你不确定对屏幕上 的某个对象能够做些什么，不妨试着右击它而看看有哪些快捷方式菜单命令可用。
