A c c e s s的帮助系统使用的是H T M L帮助—新的M i c r o s o f t联机帮助标准。HTML 帮助使用
压缩的 H T M L文档( . c h m )文件替换了传统的 Windows 帮助文件( . h t m )和为人们所熟知的帮
助窗口。M i c r o s o f t改变帮助系统的动机似乎是致力于消除把 Microsoft We b站点上的. h l p文
件转换为H T M L的昂贵开销。O ffice 2000中的HTML 帮助版本1 . 0，与M i c r o s o f t其他产品的1 . 0
版本相似，还远远没有达到完美的程度。你可能发觉 O ffice 2000在你学习Access 2000时根本不
能算是帮助，而只能算得上一种人为的障碍。
3.5.1 上下文相关的帮助
上下文相关的帮助试图通过显示与你所涉及的或想要执行的操作模式、功能和操作有关的
帮助窗口来推测你需要的信息。你可以用以下任何方式获得上下文相关的帮助：
• 使用帮助鼠标指针 它在你单击了“这是什么？”按钮 (位于对话框窗口的右上角) 之后
出现在活动的对话框中。将帮助鼠标指针移动到你想获得帮助的对话框选项之上并再次
第3章 Access导航 59 下载单击，将显示一个弹出帮助窗口，其中显示出关于该对话框选项的信息。
• 使用帮助鼠标指针 它在按下S h i f t + F 1或者从“帮助”菜单选择了“这是什么 ?”之后将
会出现。将帮助鼠标指针移到你想获取帮助的项之上并再次单击，将显示出一个弹出帮
助窗口向你提供帮助。
• 按下F 1键 A c c e s s将显示有关活动区域(对话框控件、窗口、菜单命令等等)信息的一个帮
助窗口或者显示后面要描述的“O ff i c e助手”。
• 单击对话框中的“帮助”按钮 对于没有“这是什么?”按钮的对话框可以使用该方法，
或者按下F 1键。
如果要在一个打开的对话框中获取上下文
相关的帮助，可以单击“这是什么？”按钮，
鼠标指针将改变为一个问号。将帮助鼠标指针
移到你想要获得帮助的对话框控件之上然后单
击即可。还可以通过按下 F 1键或者用鼠标右键
单击该控件来获取上下文相关帮助。例如，你
或许想要获取更多的关于“查找和替换”对话
框的“匹配”选项的信息。为了找到这些信息，
可以单击“这是什么？”按钮，然后单击“查
找和替换”对话框的“匹配”选项。图 3 - 1 3所
示为弹出的帮助窗口，它解释了“匹配”选项。
另一个获取上下文相关的帮助的方法是按
下Shift+F1 (或者从“帮助”菜单中选择“这是
什么?”)，然后单击你想获得帮助的项，随后
将显示有关的帮助主题。图 3 - 1 4所示为一个解
释“表（数据表视图）”工具栏的“查找”按钮
作用的例子。
3.5.2 “帮助”菜单
A c c e s s的帮助菜单提供了使用上下文相关帮助之外另一种选择。表 3 - 11列出的是“帮助”
菜单的选项。
表3 - 11 Access的帮助菜单选项
选 项 功 能
Microsoft Access帮助 激活O ff i c e助手，将在本章的后面讨论。如果O ff i c e助手被关闭，打开M i c r o s o f t
A c c e s s帮助窗口
这是什么？ 将鼠标指针改变为帮助指针，以获取上下文相关的帮助
将帮助指针移到你想要获得帮助的对象或者菜单之上，然后单击，将显示弹出的
“帮助”窗口
网上O ff i c e 显示与M i c r o s o f t、Microsoft Access、最常问到的问题、免费软件和其他话题的
We b站点的子菜单列表
检测和修复 打开检测和修复对话框，并试图修复一个损坏的数据库。如果你的数据库显示出
非期望的行为，例如对象的突然失踪，可以试一下检测和修复选项
关于Microsoft Access 显示Microsoft Access的版权信息和在安装时所输入的名字和公司。这个“关于”
对话框还包含有两个命令按钮：一个显示A c c e s s在北美和全世界上的技术支持源，
另一个显示的是关于你的计算机系统的信息，例如你安装了多少内存，你是否有
一个数学协处理器，以及剩余的磁盘空间的数量
60 第一部分 Access基础 下载
图3-13 “查找”对话框的“匹配”
选项的上下文相关的帮助
图3-14 弹出“帮助”窗口解释了工具栏
“查找”按钮的用途提示 如果你的Access 2000或者其他 Office 2000应用有严重的问题，则Microsoft的技术支持代表
可能会要求你向他们发送一个用于检测的系统信息(MSInfo，.nfo)文件。你可以创建一个.nfo文件，
方法是选择“文件”、“保存”，并提供一个文件名字。. n f o文件包含了大量关于你的P C和你安装
的程序的信息，这些在修复重大问题的时候都是十分需要的，但是 . n f o文件并不包含任何属于个
人隐私或者公司的信息，例如口令字。B e t a测试者将例行公事地向M i c r o s o f t提供 . n f o文件以帮助
Microsoft进行问题诊断。
3.5.3 Microsoft Access的帮助窗口
访问A c c e s s帮助窗口之前必须关掉“ O ff i c e助手”。为了永久地除掉“O ff i c e助手”而使用
A c c e s s帮助窗口，可以打开“O ff i c e助手”，单击“选项”，清除“O ff i c e助手”对话框中的使用
“O ff i c e助手”复选框。
Microsoft Access帮助窗口包含三个选项卡页：“目录”、Answer Wi z a r d和I n d e x。每页都将
在下面的小节中进行讨论。
1. 目录页
图3 - 1 5所示为目录页 (你可能必须单击目录选项卡才能将目录表移到窗口的前面来 )。目录
页与书的目录表相似; 它展示的是帮助系统基于该话题标题的话题结构。
图3-15 Microsoft Access帮助窗口的目录选项卡，左边窗格展示的是扩展的标题，
右边窗格显示的是所选择的话题
具有子标题的每个目录项由其左侧的书图标进行指示。为了看到一个话题的子标题，可以
双击关闭的书图标。帮助系统将扩展该主题列表并将该图标改变为一本打开的书 (单击打开的
书图标可以隐藏扩展的子标题分支并将该图标改变回一本合上的书）。
目录表中没有子标题的标题在其左侧有一个很像一页白纸的并且上面有一个问号的图标。
图3 - 1 5所示的Finding and Sorting Data标题扩展后显示它的子标题，依次展开的子标题有 S o r t
records in Tables, Queries, Forms and Pages，展示了一个具有三个帮助话题的列表。显示某个主
题时，单击它即可。
2. 理解帮助窗口
你可以通过用鼠标拖动帮助窗口的边框对之进行位置和大小的重新设置。重新摆放帮助窗
口时，单击并拖动帮助标题栏。如果你选的主题所对应的帮助文件信息很多，在一个窗口中放
第3章 Access导航 61 下载不下，则在窗口的右边将出现一个滚动条。向下滚动滚动条便可以显示其余的文本。
提示 如果需要从任何帮助窗口复制文本，可以将鼠标指针放在你想复制的文本之上并拖动将之
选定，然后按下 C t r l + C，或者右击后从上下文菜单中选择复制。然后你便可以将复制的帮助文
本从剪贴板粘贴到任何Windows应用了。
大多数A c c e s s帮助窗口都包含有提供关于某个主题附加信息的超级链接。超级链接带有
实下划线，例如图 3 - 1 5中“窗体视图”和“数据表视图”，用于显示该术语的定义或者包含
有关于该主题的更多详细信息。图 3 - 1 6是当你单击“数据表视图”超级链接时将打开的显示
窗口。
图3-16 单击“数据表视图”超级链接后显示的弹出窗口
有些超级链接指向的是额外的帮助话题。你可以单击代表你想学习的主题的超级链接。这
种操作将导致跳转到该主题的帮助首页上，它常常提供了获取有关这一主题更为详细信息的几
个额外的选择。
大多数帮助页，除了提供关于特定主
题的信息之外，还具有一个单步指导，可
以为你咨询的任务提供切实的帮助。在图 3 -
1 5中，我们注意到帮助主题具有一个 W h a t
do gou want to do部分。这部分列出了你在
查找有关排序记录的帮助时想要完成的各
种任务。列表中的每个项都是一个超级链
接。在你单击这个超级链接后， A c c e s s将
显示一个帮助屏幕，为你提供完成这个任
务的详细步骤。
例如，图3 - 1 7所示为Access 显示的指南
帮助窗口， 如果你单击图 3 - 1 6中对话框底
部的Sort Records in Datasheet View or Form
Vi e w，便会显示这个窗口。
提示 为了快速地浏览前面所显示的帮助
页，可以使用“回退”按钮和“前进”按钮。
这些按钮与Web 浏览器中的类似按钮相仿。
62 第一部分 Access基础 下载
图3-17 单击如图3-15所示的Sort records帮助
主题中的“What do you want to do”列表中
第一个按钮后显示的步进帮助页注意在步进帮助页中间的图标，如图 3 - 1 7所示。这个图标，描述的是前面曾描述过的“升
序排序”工具栏按钮，也是一个超级链接。单击这个超级链接将显示一个弹出窗口，指明“升
序排序”工具栏按钮的操作方法。 A c c e s s帮助系统的许多帮助话题包含有与此类似的图形超级
链接。
提示 无论何时你将鼠标指针放在一个超级链接之上，该指针都将变为一个手的形状。
3. Answer Wi z a r d页
你可以使用Answer Wi z a r d查找帮助话题。在试图对你在“请问您要做”文本框中键入的
内容进行解释之后，Answer Wi z a r d将提供一些你可能感兴趣的话题。 Answer Wi z a r d的主
题列表提供了与“O ff i c e助手”所返回的列表相似的内容 (参见本章后面“O ff i c e助手”部
分)。图3 - 1 8所示为搜索结果返回的主题。列表中的第一个主题已经自动地在右边的窗格中打
开。在“请选择要显示的主题”列表中单击另一个主题将显示相关的帮助页。
图3-18 Microsoft Access帮助对话框的Answer Wizard页
4. Index页
你还可以在索引中查找帮助话题，这很像本书末尾处的索引。单击 Microsoft Access帮助对
话框中的 I n d e x选项卡，将 I n d e x页移到对话框的前面。图 3 - 1 9所示为当你在文本框中键入
“h e l p”之后出现的I n d e x页，双击“或者选择关键词”列表中关键字“ h e l p”，打开“请选择一
项主题”列表，然后双击该列表中的第一项。
使用索引十分简单：只需在标号为 1的文本框中键入即可。在该页上方“请键入关键词”
文本框中键入你想获取帮助的关键词。随着你的键入，帮助系统将对标号为 2的“或者选择关
键词”进行调整。“或者选择关键词”将显示与你迄今为止所键入的文本最为匹配的关键词。
为了搜索与关键词列表中的关键词相关的主题，单击“搜索”按钮。标号为 3的“请选择一项
主题”列表中将显示作为搜索结果的主题。单击主题列表中的某个主题，便可以显示该主题的
帮助页。如果需要，你还可以使用滚动条来浏览可用的帮助主题的列表。
5. 帮助窗口选项
帮助系统允许你打印、复制或者改变帮助窗口的样式或者外观。为了显示出选项菜单，可
以单击帮助窗口的选项按钮。表 3 - 1 2对每个菜单选择及其作用进行了总结。
第3章 Access导航 63 下载图3-19 Microsoft Access帮助对话框的“索引”页
表3-12 帮助窗口选项
选 项 功 能
隐藏选项卡 如果为打开状态，则关闭“目录”、Answer Wi z a r d、I n d e x选项卡的显示
显示选项卡 如果为关闭状态，则打开目录、Answer Wi z a r d、I n d e x选项卡的显示
回退 以与字母顺序相反的顺序显示前一次显示过的帮助页
前进 以字母顺序显示一个以前显示过的帮助页。“前进”按钮只有在你点击了“后退”按钮
之后才是可用的
主页 显示使用“Microsoft Access帮助”对话框的帮助页
打印 在打印机上打印当前所显示的帮助页
I n t e r n e t选项 显示Internet Explorer浏览器的“I n t e r n e t选项”对话框
3.5.4 “Office助手”
当“O ff i c e助手”处于打开的状态时，它将显示与你
当前执行的行为有关的提示并为你提供获取完成某项特殊
任务所需帮助的方法。
“O ff i c e助手”看上去就像一个动画人物，有其自己的
无边框浮动对话框并在一个气球状“讲话”框中显示其消
息。你可以从八个可用的 “O ff i c e助手”人物中选择一个。
图3 - 2 0所示为C l i p p i t，默认的“O ff i c e助手”人物(一个活
泼的大眼夹 )，图中显示它正在问用户是否想将改变保存
到表的规划中。在这里，“O ff i c e助手”代替了Wi n d o w s的
标准消息框。
注意 当显示警告信息选项被打开后，所有用于确认的警告、
请求，以及其他的Access 消息都将通过“O ff i c e助手”在一
个“气球”中进行显示。图 3 - 2 1中“O ff i c e助手”显示的消
息与图3 - 2 0所示的相同（它们所产生的环境大体相同），它
64 第一部分 Access基础 下载
图3-20 传统的消息框的
“Office助手”版
图3-21 用于警告、提醒和信息
请求的标准消息框出现在当你关闭显示警告信息选项的时候。
在默认情况下，“O ff i c e助手”是被激活的。你或许发现“ O ff i c e助手”很是烦人，或者只
有在你特别需要帮助的时候才希望使用“ O ff i c e助手”。你可以将“O ff i c e助手”关闭，只需要
右击“O ff i c e助手”，然后从弹出菜单中选择隐藏即可。
如果你隐藏了“O ff i c e助手”，它将一直保持在隐藏状态，直到你再次将之打开或者你使用
向导或者某些其他的 A c c e s s功能时，自动地激活了” O ff i c e助手”。无论你在什么时候关闭
A c c e s s，A c c e s s都会“记住”“O ff i c e助手”的状态; 如果”O ff i c e助手”在你上次退出A c c e s s时
是隐藏的，在下次你启动A c c e s s时“O ff i c e助手”仍将保持隐藏。
你可以从“帮助”菜单选择显示“ O ff i c e助手”将“O ff i c e助手”激活。如果你按下 F 1寻
求上下文相关的帮助，A c c e s s也会启动“O ff i c e助手”，但是却不能决定你工作的精确上下文环
境。
为了使用“O ff i c e助手”来搜索关于任何主题的帮助，可以单
击“O ff i c e助手”上的任何地方，“O ff i c e助手”将显示如图 3 - 2 2所
示的“气球”。在该文本框中，键入一个关于你想做什么的问题，
然后单击搜索。图3 - 2 3所示为“O ff i c e助手”在搜索之后在“气球”
中显示的用于回答问题的帮助主题，这里的问题是“ How Do I Find
Text in a Field?”，“O ff i c e助手”显示了一个用于回答该问题的主题
列表并给出了一个完成各种任务的详细指导。为了初始化一个新的
搜索，在文本框中键入另一个问题，并再次单击“搜索”。
提示 如果你不能用其他任何方式找到帮助，便可以使用“Office助手”
的搜索功能。
正如前面曾提到的，你可以从几个“ O ff i c e助手”人物中选择
你喜欢的角色，你还可以修改“ O ff i c e助手”的行为。改变“O ff i c e助手”的人物或者“O ff i c e
助手”的行为时，只需单击“ O ff i c e助手”“气球”中的选项按钮，或者右击“ O ff i c e助手”窗
口，然后从弹出菜单选择选项，打开“O ff i c e助手”对话框的默认“选项”页 (见图3 - 2 4 )。
“使用o ff i c e助手”组中的选项将影响到“O ff i c e助手”在活动状态能够提供多少帮助。“显
示有关提示”选项组包含的设置决定了“ O ff i c e助手”
向你显示什么种类的提示。表 3 - 1 3 列出了可用的
“O ff i c e助手”选项设置并对其功能进行了总结。
在该选项页上控制“O ff i c e助手”的行为。
第3章 Access导航 65 下载
图3-22 从“Office助手”
中请求帮助
图3-23 另一个“Office助手”“聪聪”，
在搜索之后显示出与“Find text 
in a field”有关的帮助主题 图3-24 “Office助手”对话框的“选项”页表3-13 “O ff i c e助手”选项
选 项 功 能
响应F 1键 该选项被选时，O ff i c e助手将响应F 1键。如果该复选框被清除，当你按下F 1
键时，Microsoft Access帮助对话框将出现
向导帮助 该选项被选时，A c c e s s向导将通过O ff i c e助手提供帮助
显示警告信息 该选项被选时，所有的A c c e s s警告消息都将由“O ff i c e助手”进行显示；如
果该复选框被清除，则所有的A c c e s s警告消息都将显示在标准对话框中，不
管“O ff i c e助手”是否被激活
编程时搜索产品及编程帮助 如果该复选框被选，则当你在V B A中进行编程时，A c c e s s将在V B A程序设
计参照和A c c e s s应用帮助中搜索帮助主题
不方便时移动 如果被选，则当其有可能遮住对话框、表视图或者其他屏幕上的对象时，
“O ff i c e助手”将自动移开。同时，如果在5分钟之内没有用到“O ff i c e助手”，
则“O ff i c e助手”窗口将缩小为更小的尺寸
推测帮助主题 如果该选项被选，“O ff i c e助手”将根据你的当前行为提供帮助
声音效果 如果该选项被选，则当你使用“Office助手”时，将播放各种声音。必须在
计算机上安装一块声卡和一个扬声器才能听到声音。即使你的计算机不能
播放声音，也可以选取这个选项
显示有关提示
更有效地使用功能 当该选项被选时，“O ff i c e助手”将显示提示，帮助你学习你不知道的
A c c e s s功能和更有效地使用你知道的功能
有效地使用鼠标 当该选项被选时，“O ff i c e助手”还将显示在A c c e s s中更加有效地使用鼠标
的提示
键盘快捷方式 当该选项被选时，“O ff i c e助手”将显示与使用键盘快捷方式有关的提示
其他提示选项
只显示高优先级提示 如果被选，则把“Office助手”显示的提示仅仅限制为那些高优先级的提示，
例如，省时方法等
启动时显示“日积月累” 当该选项被选时，“O ff i c e助手”将在你每次启动一个O ff i c e程序时，都将显
示该天的一个提示
重设提示 点击这个命令按钮将重置你已经看到的“O ff i c e助手”的内部记录提示。如
果你想让“ O ff i c e助手”显示你前面曾看到过的提示，便可以点击这个按钮