Access 2000提供了五个实用工具，你可以通过从“工具”菜单选择“数据库实用工具”对 之进行访问。这些功能中有四个可以在打开或者不打开数据库的情况下执行 (即转换数据 库到早期A c c e s s数据库版本、压缩和修复数据库、切换面板管理器和生成 M D E文件)；第 五个实用工具 (转换数据库到当前A c c e s s数据库版本) 只能够在没有数据库打开的情况下执行。 如果你有一个很大的数据库，转换和压缩操作将占用大量的时间。如果你在没有打开任何数据 库的情况下，选择下面几节中描述的实用工具操作之一，则该操作将涉及到两个对话框。在第 一个对话框中，选择 A c c e s s执行该操作的数据库 ;在第二个对话框中，键入该操作将要创建的 文件名字。新文件的默认文件名为 D b # . m d b，这里#是一个连续的编号，从1开始，由A c c e s s分 配。对于可以对一个打开的数据库执行的三个实用工具操作来说，只有生成 M D E文件选项显 示一个对话框。当压缩或者修复一个打开的数据库时， A c c e s s将假定你想在打开的数据库上进 行操作，并且希望用压缩后或者修复后的数据库替代当前打开的数据库。 66 第一部分 Access基础 下载3.6.1 压缩和修复数据库 在你对数据库文件中的对象进行了无数次的添加和改变之后（尤其是对表中的数据进行增 加和删除），该数据库文件可能会变得杂乱无序。当你删除一个记录时，你并不能自动地获取 文件中由被删除的数据占据的空间。你必须压缩该数据库，对其文件尺寸和文件中包含的表 中的数据的组织进行优化。当将一个 A c c e s s文件进行打包时，重新获得的空间只能以 3 2 K为单 位增长。 要想压缩一个数据库，可以执行如下步骤： 1) 打开你想压缩的数据库。 2) 从“工具”菜单中，选择“数据库实用工具”，“压缩和修复数据库”。A c c e s s将立即开 始压缩打开的数据库。当A c c e s s结束了数据库的压缩之后，它将返回到“数据库”窗口。压缩 后的数据库与压缩前的名字相同。 如果需要，你还可以压缩一个数据库并将压缩后的数据库保存为一个不同的数据库文件， 具体步骤如下： 1) 关闭任何打开的数据库 。 2) 从“工具”菜单中，选择“数据库实用工具”，“压缩和修复数据库”。“压缩数据库来源” 对话框将出现，如图3 - 2 5所示。 图3-25 “压缩数据库来源”对话框 3) 双击你想压缩的数据库文件的名字或者单击该名字，然后单击“压缩”。“将数据库压缩 为”对话框出现，如图3 - 2 6。 4) 在“文件名”文本框中，键入新文件的名字，压缩过程将把结果存入到这个文件中。如 果你选择用压缩后的版本替换现有的文件，你将会看到一个消息框请你对上面的选择进行确定。 单击“保存”。 警告 如果压缩过程失败，则数据库有可能会受到损坏。在压缩过程中损坏的数据库能够修复的 希望不大。因此你不应该在将一个数据库压缩为新数据库时使用相同的名字。这样做时，首先 要用一个不同的名字备份你的数据库，或者将之放在一个不同的文件夹中，或者将之备份到软 盘上。 A c c e s s s随后将创建该文件的一个压缩和修复版本。压缩过程的进展情况可以从状态栏中的 蓝色条反映出来。如果你决定使用相同的文件名，在压缩之后新的文件将替换掉原来的文件。 第3章 Access导航 67 下载图3-26 “将数据库压缩为”对话框 数据库可能由于各种问题导致损坏,具体如下： • 在向数据库文件执行写操作时硬件出了问题，既可能是本地也可能是网络服务器出现了 故障。 • 在A c c e s s数据库打开的情况下，突然重新启动计算机。 • 在你对某个 Access 对象进行了修改但还没来得及保存该对象的情况下，发生了掉电 故障。 有时也可能一个文件被破坏而 A c c e s s却没能检查出来。这种在检测上的盲区大都发生在索 引被破坏的情况下。如果你打开一个现有的数据库并显示其内容时， A c c e s s或者你的应用在行 为上表现异常，那么你可以试着对该数据库执行一下压缩和修复。 周期性地压缩和修复文件通常是多用户环境下数据库管理员的职责，并且通常与备份操作 有关。在创建一个压缩版本的数据库之前，你应该先将你现有的文件备份到磁盘或者磁带上。 开发一个Access 2000 数据库时，你应该经常地压缩和修复数据库。没有压缩的 Access 2000数 据库的尺寸增长速度随着对它的修改比A c c e s s 9 5及其更早的版本要快很多。 提示 为了在你每次关闭一个数据库时对它进行自动压缩，可以选择“工具”，“选项”，单击 “选项”对话框的“常规”选项卡，选中“常规”页上的“关闭时压缩”复选框即可。可选的自 动压缩是Access 2000的一个新功能。 3.6.2 将数据库转换为Access 2000格式 在将用早期版本的A c c e s s如Access 1.x或者Access 2.0创建的.mdb 数据库文件、.MDA 库文 件，以及用Access 95或者9 7创建的 .mda 库文件转换为新的Access 2000数据库格式时，必须首 先关闭任何打开的数据库。选择“工具”、“数据库实用工具”、“转换数据库”、“到当前A c c e s s 数据库版本”。将早期版本的A c c e s s数据库文件格式转换到Access 2000格式的过程与前面所描 述的第二个压缩过程几乎相同。唯一的区别在于对话框的名字分别为“转换数据库来源”和 “将数据库转换为”。第3 1章“Access 9x应用向Access 2000的转换”中更为详细地介绍了这一 个转换过程。 警告 尽管你可以将用早期Access版本创建的数据库转换为Access 2000的格式，但是Access 2000 却不能将Access 2000 格式的数据库转换为早于Access 97的数据库格式。你只能将Access 2000 . m d b、. m d a、. m d w和. m d e文件转换Access 97格式。如果你试图用转换数据库菜单选择打开一个 68 第一部分 Access基础 下载Access 2000 数据库或者库文件，你将会收到如下的消息：“你试图转换的数据库是用A c c e s s当前 版创建的或者已经转换为Microsoft Access当前版本”。因此，如果你支持那些没有Access 2000的 Access 数据库应用用户，必须维护两个单独的数据库文件集合。因此，你必须具有任何早期的 Access 版本和Access 2000才能维护你的应用。 如果你在将. m d b文件转换为Jet 4.0 格式时遇到错误消息，可以参见本章结尾处的“疑难解 答”部分中的“在转换数据库过程中出现的编译错误”的主题。 3.6.3 将数据库转换为Access 97格式 要将Access 2000数据库转换为Access 97格式，首先打开你想转换的 Access 2000数据库， 然后从“工具”菜单选择“数据库实用工具”，“转换数据库”，“到早期的A c c e s s数据库版 本”。A c c e s s将显示“将数据库转换为”对话框。在“文件名”文本框中，键入将数据库 转换为什么的文件名，然后单击“保存”按钮。 3.6.4 添加切换面板窗体 你可以向没有切换面板窗体的数据库添加一个，例如 N o r t h w i n d . m d b，或者修改一个现有 的切换面板窗体。向N o r t h w i n d . m d b添加切换面板时的步骤如下： 1) 选择“工具”，“数据库实用工具”，“切换面板管理器”。 2) 如果你的数据库没有切换面板，将出现一个消息框问你是否愿意创建一个。单击“确定”， 打开“切换面板管理器”对话框，在默认情况下“主切换面板”是被选的 (见图3 - 2 7 )。 3) 单击“编辑”按钮，打开“编辑切换面板页”对话框，然后单击“新建”，打开“编辑 切换面板项”对话框。 4) 从“命令”列表中选择“在编辑模式打开窗体”，在“窗体”列表选择要打开的窗体打 开，在“文本”文本框中为命令按钮键入一个适当的标题 (见图3 - 2 8 )。 5) 单击“确定”，向“主切换面板”窗体添加新的命令。 6) 单击“关闭”两次，关闭两个“切换面板”对话框，单击“数据库”窗口中的“窗体” 快捷方式，双击“切换面板”快捷方式，打开你的新“切换面板”窗体。 7) 单击你在第4和5步中添加的单个命令按钮，打开你所选择的窗体(见图3 - 2 9 )。 8) 关闭以上两个窗体，对你想用“切换面板”窗体按钮打开的每个窗体重复步骤1、3、4、5。 9) 添加一个名为Exit Northwind的按钮，选择Exit Application作为命令。 单击Exit Northwind 按钮， 关闭Northwind.mdb 数据库，但不关闭 A c c e s s。 第3章 Access导航 69 下载 图3-27 没有切换面板窗体的数据库所用到的 “切换面板管理器”对话框 图3-28 向Northwind切换面板窗体添加 一个打开窗体命令按钮图3-29 从Northwind切换面板窗体打开的“顾客订单”窗体 3.6.5 创建.mde文件 . m d e文件是Access .mdb文件的一个特定的版本。在. m d e文件中，所有 V B A代码都只能以 编译好的格式存储，该数据库的程序源代码是不可用的。同时，用户不再能够修改存储在该数 据库中的窗体、报表、查询或者表，尽管这些对象可以导出到其他的数据库。通常 . m d e数据库 用于创建附加项向导库；创建商业用或者内部发布的自定义数据库应用 ;提供供其他数据库使 用的窗体、报表、查询和其他对象模板。 你可以从“工具”菜单中选择“数据库实用工具”，“生成M D E文件转换”，把任何. m d b数 据库转换为. m d e文件。如果你在选择这个命令时有一个打开的数据库， A c c e s s将假定你想把当 前打开的数据库保存为一个 . m d e文件，并立即显示一个“保存 M D E为”对话框。这个对话框 基本上与其他的“另存为”对话框相同。如果你在没有数据库打开的情况下，从“工具”菜单 选择“数据库实用工具”，“生成M D E文件”，A c c e s s将首先 显示一个“将数据库保存为 M D E” 对话框。使用这个对话框选择你想转换为. m d e文件的.mdb 数据库文件。
