在你向自己创建的数据库或者 A c c e s s提供的示例数据库之一添加表之前，你需要花时间了 解一下 A c c e s s用以描述表中包含数据项的字段和表本身结构的一些术语和约定。然后使用 A c c e s s指定表和字段的属性。 A c c e s s表的属性适用于整个表。表属性 的输入是可选的。表属性的输入可以在“表 属性”窗口的文本框中的进行 (见图4 - 5 )，该 窗口可以通过单击“表设计”视图中工具栏 上的“属性”按钮将之打开。以下是对 A c c e s s表基本属性的一个简短描述，所有属 性都是可选的，具体如下： • 说明 一段用于解释表的目的的可选性 文字。如果你从菜单中选择“视图”， “详细信息”，“数据库”窗口中将显示 这段说明。同时，这段说明对于数据字 典也是有用的，数据字典主要用于文档数据库和数据库应用。 • 有效性规则 一个可选的表达式 (公式)，可用于为表中的多个字段建立域完整性。你在 此处输入的有效性规则将对整个表产生影响，并非仅仅应用到一个单个的字段上。有效 性规则和域完整性是第5章“输入、编辑和验证表中的数据”的两个主题。 • 有效性文本 一个可选的属性，用于指定一段文本，当你违反了表的有效性规则后，在 打开的对话框中将显示这段文字。 • 筛选 一个可选的属性值，用于说明无论何时打开表都会执行的一个限制规则。筛选基 于你提供的选择条件对显示记录的数目进行控制。第6章“排序、查找和筛选表中的数据” 将详细讨论筛选。 • 排序依据 一个可选的属性值，用于指定当表被打开时所使用的排序次序。第 6章也解释 了排序次序。如果你没有指定排序次序，则记录将以主键的次序进行显示。在本章后面 的“使用关系、关键字字段和索引”一节将对主键字段进行详细的讨论。 子数据表 是Access 2000的一个新功能，我们曾在第1章的“浏览和编辑子数据表中的相关 记录”一节中对之进行过简单的描述。子数据表可以显示嵌套数据表中关联表中的记录集合。 你可以在表和查询的“数据表”视图以及子窗体中使用子数据表。子数据表的表属性有： 第4章 使用Access数据库和表 77 下载 图4-4 新创建数据库的“数据库”窗口 图4-5 Northwind Traders 示例数据库的 Order Details表的“表属性”窗口• 子数据表名称 一个可选的值，用以确定子数据表是否和如何显示有关记录中的数据。 默认的值为[自动]，该值可以自动地为从相关表中链接的记录添加子数据表。值 [ N o n e ]将 关闭子数据表。 • 链接子字段 如果提供了子数据表名称值，链接子字段则用于指定其记录将出现在子数 据表中的链接表的链接字段的名字。如果子数据表名称属性值为 [自动]，则不需要为该 属性指定一个值。 • 链接主字段 如果提供了子数据表的名称值，链接主字段则用于为高层数据表或者子数 据表指定表的链接字段的名字。 • 子数据表高度 如果提供了子数据表名称值，则用子数据表高度指定子数据表的最大高 度。值0 (默认)允许子数据表显示所有有关的记录，具体值受限于高层数据表或者子数据 表的大小。 • 子数据表展开 如果提供了子数据表的名称值，子数据表展开将控制子数据表的初始显 示。将该值设为Ye s（是）将导致打开该数据表时其所有的子数据表都处于展开状态。 Access 2000 提供了一个索引窗口，用以指定主键和所有的表索引。本章后面的“往表中 添加索引”一节中描述了如何使用索引窗口。 你可以给一个A c c e s s表的每个字段都赋予一组属性。前三个字段属性是在“表设计”窗口 中上方的窗格内的表设计网格中设定的，如图 4 - 6所示。需要指定“主键”属性时，选择字段， 单击工具栏上的“主键”按钮 (图4 - 6中的Order Details表具有一个两个字段之上的主键，叫做 组合主键)。其余的属性值在“表”设计窗口下方的窗格—字段属性中进行设定。 图4-6 Northwind Traders 示例数据库的 Order Details表的“表”设计窗口 下面对在“表”设计网格中设定的属性进行了总结： • 字段名称 在“表”设计网格的第一列键入字段的名字。字段名可以长达 6 4个字符并且 可以包含嵌入的（但是不能以之作为开头）空格和标点（句点（。）、惊叹号（！）和方 括号 ([ ])除外）。字段名有严格的管理，不能将同一个字段名用于多个字段。在字段名中 不使用空格是一个很好的数据库程序设计习惯 (可以用一个下划线代替空格并使用大小 写来增强字段名的可读性）。减少字段名的长度可以节省资源。 • 数据类型 可以从“表”设计网格第二列的下拉列表中选择数据类型。数据类型包含文 本、备忘录、数字、日期/时间、货币、自动编号、Ye s / N o、O L E对象、超级链接和查找 向导。选择数据类型是下一节的主题。 78 第一部分 Access基础 下载• 说明 你可以在“表”设计网格第三列的文本框中输入一段可选的描述性文字。如果添 加了说明，则当你选择该字段进行数据输入或者编辑的时候，它将在 A c c e s s窗口的右下 角状态栏中显示出来。 • 主键 在选择一个字段作为主键字段时，可以单击“字段名称”列左边的字段选择按钮 来选中该字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮。 Order Details表具有一个组合主键， 由O r d e r I D和P r o d u c t I D字段组成 (关于如何创建组合主键，请参见本章后面的“选择一个 主键”一节中的指导）。 根据你为字段所选定的特定数据类型，可以为表的字段设置一些附加的属性。这些工作可 以在“表”设计窗口“常规”页下的“字段属性”窗格中完成，你可以从下拉列表或组合框中 选择，也可以在文本框中键入其属性值 (可以使用“字段属性”窗格的“查找”页来为窗体上 的查找字段设定其控件类型—列表框、组合框等等。第1 3章“设计自定义多表窗体”描述的 是如何使用查找字段）。下面总结了常见的字段属性： • 字段大小 可以在这个文本框中为文本数据类型输入字段大小。对于大多数数字数据类 型来说，可以从下拉列表中确定字段的大小。新增的 D e c i m a l数据类型需要你键入 P r e c i s i o n和S c a l e的值。字段大小属性不适用于日期 /时间、Ye s / N o、货币、备注、超级链 接或者OLE Object数据类型。 • 格式 可以从下拉组合框中为你所选定的数据类型选择一个标准的预定义格式来显示 字段中的值(文本除外)。另外你也可以在文本框中输入一个自定义的格式。格式属性对 于数据值不起任何作用，它只是影响这些值的显示方式。格式属性不适用于 O L E对象 字段。 • Precision 这个属性只有在你选择了D e c i m a l数据类型时才会出现。P r e c i s i o n用于指定总 共用多少位数字表示一个数值。默认值为 1 8，而最大值对于 Jet .mdb文件为2 8，对于 M S D E数据库则为3 8。 • Scale 与P r e c i s i o n相似，该属性只适用于D e c i m a l数据类型。S c a l e用于决定在小数点的右 边有多少位数字。S c a l e必须小于或者等于Precision 值。 • 小数位数 你可以选择A u t o或者在下拉组合框中选择一个特定的小数点位置，或者你也 可以在文本框中输入一个数字。小数位数属性只适用于数字和 C u r r e n c y字段。与F o r m a t 属性相似，Decimal Places 属性也只影响显示，而不影响字段的值。 • 输入掩码 输入掩码其实就是字符串。与在格式属性中使用的字符串类似，用于确定在 数据输入和编辑时如何显示数据。如果你单击文本、货币、数字或者日期 /时间数据类型 字段的生成器按钮， A c c e s s将启动输入掩码向导，为你提供一个预定义的标准输入掩码 选择，例如带有可选区号的电话号码。 • 标题 如果你想在“表数据表”视图中的字段名字标题按钮上显示一个名字 (而不是字段 名字)，你可以在标题列表框中为字段名称输入一个别名。在“标题”属性上没有标点符 号的限制 (可以使用句号、感叹号和方括号）。 • 默认值 通过在“默认值”文本框中输入一个值，你可以指定一个默认值，当你创建一 个新的记录加入到表中时， A c c e s s将自动地在该字段中输入该值。当前日期是“日期 /时 间”字段的常见默认值 (更多的信息请参见本章后面的“设置字段的默认值”）。默认值 不能用于自动编号或者O L E对象字段数据类型的字段。 • 有效性规则 有效性规则用于测试在字段中输入的值是否满足你在 A c c e s s表达式窗体中 输入的条件。第9章“理解查询操作符和表达式”中将讨论表达式。有效性规则对于自动 第4章 使用Access数据库和表 79 下载编号、备注或者O L E对象字段数据类型的字段来说是不可用的。向表字段添加有效性规 则是第5章的主题之一。 • 有效性文本 当所输入的值不能满足有效性规则的条件时，你输入的这段文本将显示在 状态栏中。 • 必填字段 如果你将必填字段属性的值设为了“是”，你必须在该字段中输入一个值。 将必填字段属性设为“是”等价于在字段的有效性规则中键入 Is Not Null (你不需要将 主键中包含的字段的必填字段属性设为“是”，因为 A c c e s s不允许在主键字段中出现 Null 值)。 • 允许零长度 如果你将允许零长度设为“是”，并且必填字段属性的值也设为“是”，则 该字段必须包含至少一个字符。“允许零长度”属性只适用于文本、备注和超级链接字段 数据类型。零长度字符串 (“”)与Null 值是不同的。 • 索引 从下拉列表中，你可以在允许重复值的索引或者需要字段中每个值都保持唯一的 索引之间进行选择。删除一个现有的索引时，只要选择“否”即可（从单一主键字段删 除例外）。索引属性不能够用在备注、 O L E对象或者超级链接字段上 (更多的有关索引的 信息请参见本章后面的“向表中添加索引”）。 • 新值 这个属性只能应用在自动编号字段上。你可以从下拉列表中选择“递增”或者 “随机”。如果你将新值属性设为递增， A c c e s s在为自动编号字段生成新值时，将在现有 的自动编号字段的最大值上加 1。如果你将该属性设为“随机”，A c c e s s将通过产生一个 伪随机长整数为自动编号字段生成新值。本章“疑难解答”部分中的“自动编号字段值 中的间隙”将讨论从带有自动编号字段的表中删除记录时所引发的问题。 为了向Northwind Tr a d e r s数据库添加第一个表Personnel Actions，你必须为表的字段选择适 当的数据类型、大小和格式。
