5.2使用键盘操作进行数据输入和编辑数据
尽管A c c e s s是面向鼠标的，但是大部分操作都可以用键盘来完成。提供键盘命令的一个原
因是因为不停地从键盘到鼠标进行切换大约会降低输入速度的一半以上。在鼠标和键盘之间进
行交替还会导致或者加重重复性压力的伤害 ( R S I )，其中最为常见的类型便是腕骨隧道综合症
( C T S )。
在数据输入环境中键盘操作与他们在字处理应用中的重要程度是一样的。因此，关于数据
输入组合键的信息没有放在书的附录中，而将在这里详细指出。当你学到本章后面的“输入
Personnel Actions表数据和测试有效性规则”一节时，你就会发觉在以下几节中所学的数据输
入过程是相当有用的。第5章 输入、编辑和验证表中的数据 111 下载
5.2.1 创建Northwind.mdb的试验用复本
如果你想试验在后面几节中所描述的键盘操作，最好的做法便是复制一份 N o r t h w i n d . m d b
数据库，然后在复制件上工作。如果使用复本，你便不需要担心所做的改变会影响到该示例数
据库。在练习中还为你提供了进行A c c e s s数据库压缩的机会，见第3章“A c c e s s导航”所述。
提示 如果你的硬盘空间较为紧张，那么打开一个新数据库并只复制N o r t h w i n d . m d b的C u s t o m e r s
和Orders表到你的新数据库即可，参见第4章“Access数据库和表”中所述。
将N o r t h w i n d . m d b压缩到一个新N o r t h w i n d . m d b复制中所需遵循的步骤如下：
1) 关闭所有打开的 A c c e s s文档窗口，然后关闭“数据库”窗口。
2) 选择“工具”，“数据库实用工具”，“压缩和修复数据库”打开“压缩数据库来源”对话
框。在这种情况下，该文件将被压缩，从而创建 N o r t h w i n d . m d b文件一份复本。
3) 在“压缩数据库来源”对话框的列表框中，双击 N o r t h w i n d . m d b项。“将数据库压缩为”
对话框将出现。
4) 你可以接受“文件名”文本框中的默认文件名 ( d b 1 . m d b )，或者也可以在“文件名”文
本框中输入一个更具创造性的名字，例如 I l l w i n d . m d b，然后单击“保存”。用新的名字压缩一
个数据库文件将创建一个新的、压缩的数据库，你可以在这个数据库上进行测试和试验。
5) 选择“文件”，“打开数据库”。双击 d b 1 . m d b或者你在步骤4中输入的名字。
6) 在“数据库”窗口中双击C u s t o m e r s，打开该表。
注意 以下几节所描述的大部分键盘操作可以在多种情况下运用，具体有：“数据表”视图中的表
和可更新查询，窗体上的文本框和在“表设计视图”中的“属性”窗口和“字段属性”网格中输入
属性值。在这个例子中，“箭头键行为”属性被设置为“下一个字符”，而不是默认的下一个字段值
(见后面“设置数据输入选项”一节，其中讲述了如何改变“箭头键行为”属性值）。当将“箭头键
行为”属性设为“下一个字段”时，箭头键将会把插入符从一个字段移到另一个字段。D O S或者大
型的数据库应用中所习惯的数据输入操作符可能更愿意使用“下一个字符”这样的设置。
5.2.2 使用数据输入和编辑键
A c c e s s中使用的箭头键和组合键，大部分情况下与其他 Wi n d o w s应用中的用法相同。F 2键，
在E x c e l中用于编辑单元格内容，在 A c c e s s中却具有另外的功能，可是它仍然用于在编辑和选
择模式之间进行切换。切换的意思是在两种状态之间进行转换。在编辑状态下，插入符指示的
是在字段中的插入点；在表 5 - 1中的组合键都是起作用的。如果字段是被选的 (白色字体黑色背
景)，则编辑键的行为将如表5 - 2中所述。
注意 在下面的表中，术语字段用于许多特定的数据单元格或者单元格的描述，为的是能够和
Access文档和帮助窗口取得一致。
表5-1 用于编辑字段、网格和文本框的键
键 功 能
F 2 在显示编辑插入符和选定整个字段之间进行切换。该字段必须处于落选状态（黑
色文本白色背景）并且插入符必须可见，本表中所描述的键可以工作
E n d 将插入符移到单行字段的末尾，或者多行字段的行尾
C t r l + E n d 将插入符移到多行字段的最后
← 将插入符向左移动一个字符，直到到达本行的行首为止
C t r l +← 将插入符向左移动一个单词，直到到达本行的第一个单词为止
H o m e 将插入符移到行首(续)
键 功 能
C t r l + H o m e 将插入符移到多行字段的开始处
B a c k S p a c e 删除整个选择内容或者插入符左边的一个字符
D e l e t e 删除整个选择内容或者插入符右边的一个字符
C t r l + Z或者A l t + B a c k S p a c e 撤消自上次保存以来所做的键入、替换操作或者其他对记录的改动。一个被编辑
的记录只有当你转到下一个记录或者关闭编辑窗口时才被保存到数据库中
E s c 撤消对当前字段的改动。如果你编辑了其他的字段，按下E s c两次将撤消对当前字段
以及整个当前记录的改变
表5-2 在字段、网格和文本框中进行选择的键
字段中的文本
F 2 在显示编辑插入符和选定整个字段之间进行切换。该字段必须被选（白色字体黑
色背景），本表中所描述的键才能按所描述的那样操作
S h i f t +→ 选择或者撤消对右边一个字符的选择
C t r l + S h i f t +→ 选择或者撤消对右边一个单词的选择，包括结尾处的空格
S h i f t +← 选择或者撤消对左边一个字符的选择
Ctrl+ Shift+← 选择或者撤消对左边一个单词的选择
下一个字段
Ta b或者E n t e r 选择下一个字段。本章后面的“设置数据输入选项”一节中将告诉你如何改变E n t e r
键的作用
记录
S h i f t +空格键 选择或者撤消对整个当前记录的选择
↑ 当有一个记录被选时，选择前一个记录
↓ 当有一个记录被选时，选择下一个记录
列
C t r l +空格键 切换对当前列的选择
← 选择左边的一列（如果有一列被选并且其左边还有一列的话）。
字段和记录
F 8 打开“扩展”模式。你将在状态条中看到“E X T”。在“扩展”模式下，按下F 8将会
把选择扩展到一个单词，然后是一个字段，一个记录，然后是所有记录
S h i f t + F 8 与上次F 8的效果相反
E s c 取消“扩展”模式
选择整个字段或者字段的一部分的操作，如表 5 - 2中所列出的那样，通常和 Windows 剪贴
板操作一起使用。选择整个字段，然后按下删除或者键入一个字符，便可以快速冲掉所选字段
的原始内容。
5.2.3 用于Windows剪贴板操作的组合键
在“表（数据表视图）”中，剪贴板主要用来在应用之间传递 A c c e s s数据。但是，你也可
以使用剪贴板进行重复性的数据输入。 Access 2000允许你选择表中的一块数据单元格并将之
复制到剪贴板上。选择一块单元格的步骤如下：
1) 将鼠标指针放到你想选择的单元格块的左上角部分的左边缘。鼠标指针 (在此之前一直
为I -条形状)变为一个十字形状，与Excel 工作表所用的指针相似。
2) 拖动鼠标指针，将之移到所要选择的单元格块右下角的右边缘。
112 第一部分 Access基础 下载3) 所选择的块在显示上将和平时相反 (白字黑底，也称为颠倒视频)。当选择能够满足你的
要求后释放鼠标按钮。
图5 - 1所示为在C u s t o m e r s表中选中的一个数据块。你可以复制该数据块，但是却不能剪切
它们。
图5-1 在“表（数据表视图）”中选择一个方形的数据块
表5 - 3所列出的组合键用于向剪切板复制或者剪切数据以及从剪切板粘贴数据。当你从剪
切板粘贴数据时，如果该数据具有正确的数据类型并在字段大小限制之内 ,则会将所有的数据
都粘贴到一个单元格中。
表5-3 用于Windows 剪贴板操作的组合键
键 功 能
C t r l + C或者C t r l + I n s e r t 将所选内容复制到剪贴板上
C t r l + V或者S h i f t + I n s e r t 将剪贴板上的内容粘贴到插入符位置
C t r l + X或者S h i f t + D e l e t e 将所选内容复制到剪贴板上,然后将该内容删除。这个操作也叫做剪切。剪切的内容
仅仅限于在一个单元格中用插入符所选择的内容
C t r l + Z或者A l t + B a c k S p a c e 撤消上一次的剪切、删除或者粘贴操作
提示 如果你将一矩形数据块粘贴到某个单元格中，你将会收到“数据太长”的错误消息。
A c c e s s随后将创建一个粘贴错误表，其中将包含矩形数据块的内容，这是快速创建新表的一种方
法。如果你用这种方式创建了一个表，则必须立即将之重新命名; 否则，A c c e s s将在下一次发生
粘贴错误时用一个新的粘贴错误表将之覆盖。如果你在向表中粘贴数据时遇到了其他问题，请
参见本章后面“疑难解答”中的“导致粘贴错误的字段属性值”和“多个记录选择导致的无记
载粘贴错误”话题。
5.2.4 在字段和文本框上使用快捷键
快捷键可以减少在完成常见的数据输入任务时所需要的击键次数。大多数快捷键使用的都
是C t r l键和其他键的组合。用于剪贴板操作的 C t r l + C、C t r l + V和C t r l + X是Windows 9x中全局快
捷键的典型例子。表5 - 4所列出的是字段和文本框输入时使用的快捷键。
第5章 输入、编辑和验证表中的数据 113 下载表5-4 表中字段和文本框输入所用到的快捷键
键 功 能
C t r l + ;（分号） 插入当前的日期
C t r l +：（冒号） 插入当前的时间
C t r l +’(单引号) Ctrl+”(双引号) 插入前一个记录中同一个字段的值
C t r l + E n t e r 在文本框中插入一个新行字符（回车加换行）
C t r l + +（加号） 向表中添加一个新的记录
C t r l +－（减号） 从表中删除当前的记录
Shift+ Enter 将所有的改变都保存到当前的记录中
提示 仿效D O S或者大型R D B M S中所使用的数据输入键行为，可以使得那些有多年D O S或者大
型数据库应用数据输入操作符工作经验的用户更为愿意接受你的数据库应用。
5.2.5 设置数据输入选项
修改箭头键、Ta b键和E n t e r键的行为方式时，选择“工具”，“选项”并单击“键盘”选项
卡，显示键盘选项设置。表 5 - 5列出了带有默认值的所有可以利用的选项。这些键盘选项使你
可以将数据输入键的行为设置得和D O S数据库管理器相似。
表5-5 Access系统的键盘选项
选 项 功 能
光标停在第一个/最后一个字段上 选择了这个选项之后，可以防止按下左右箭头键时将插入符移动到另一
个记录，插入符将保持在记录的第一个字段和最后一个字段之间
按E n t e r键后光标的移动方式
不移动 当这个选项被选之后，当你按下E n t e r时插入符将保持在当前字段中
下一个字段（默认） 当这个选项被选之后，当你按下E n t e r时，插入符将移到下一个字段。使
用这个设置可以复制x B a s e行为
下一个记录 当这个选项被选之后，当你按下E n t e r时，插入符将沿该列向下移动到下
一个记录
箭头键行为
下一个字段（默认） 如果这个选项被选，按下左右箭头键时，插入符将移到下一个字段。
下一个字符 如果这个选项被选，按下左右箭头键时，插入符将在同一个字段中向前
或后移动一个字符。如果你想复制 x B a s e或者大型数据库的行为，你便
可以使用这个设置
输入字段行为
选定全部字段（默认） 当这个选项被选后，当你按下箭头键把插入符移到一个字段时，该字段
的整个字段都将被选中
转到字段的起始位置 选择这个选项将导致当你使用箭头键将插入符移到某个字段时，插入符
会移到字段的起始位置
转到字段的结束位置 选择这个选项将导致当你使用箭头键将插入符移到某个字段时，插入符
便会移到字段的结束位置。要复制 x B a s e或者大型数据库的行为时，可
以使用这个设置来完成
